ESSMS, le saviez-vous ? Apave accréditée par le Cofrac pour réaliser votre évaluation
Les ESSMS au cœur des préoccupations des français et du gouvernement
Soucieux de la qualité de vie de leurs proches, le grand public porte un regard inquiet et critique auprès des Établissements et Services Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS).
Pour améliorer de façon continue la qualité des prestations délivrées, la réglementation évolue. Elle est portée par la HAS (Haute Autorité de Santé) et couvre l’ensemble des prestations et soins réalisés auprès des personnes âgées, adultes et enfants en situation de handicap, personnes en difficultés spécifiques ou encore pour l’accueil, l’hébergement et l’insertion des personnes fragilisées (protection de l’enfance et de la jeunesse).
Deux angles d’approche sont mis en lumière par la HAS :
- L’évolution de la réglementation en vigueur
- L’amélioration continue de la qualité des prestations
Retrouvez notre article dédié à l’évolution des obligations réglementaires auprès des ESSMS
Les EHPAD, également concernés par l’évolution de cette évaluation
Parmi les ESSMS, on retrouve notamment les établissements dédiés aux personnes âgées. A travers le « Plan Grand Âge », le gouvernement s’engage en faveur du bien vieillir (à domicile ou dans les établissements). Il a pour principaux objectifs :
- D’accompagner le bien vieillir des usagers
- De favoriser la communication et la transparence, notamment auprès des familles
- De développer les compétences des collaborateurs
Pour bâtir le modèle de l’EHPAD de demain, il se base sur différents critères :
- Les financements ;
- Les Ressources Humaines et la montée en compétences du personnel ;
- Les capacités d’accueil ;
- Les contrôles et les évaluations ;
- La communication, la médiation et la transparence.
À date, plus de :
L’accompagnement d’Apave pour répondre aux enjeux des ESSMS
Apave vous propose un accompagnement complet dédié à la protection de vos usagers et à la montée en compétences de vos collaborateurs, tout en étant conforme à la réglementation en vigueur* :
- L’évaluation de la qualité de votre établissement
- La formation de vos collaborateurs
- La valorisation de vos démarches par la labélisation
*L’ensemble de ces prestations sont réalisées selon les règles de déontologie en vigueur
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Evaluation
L’évaluation de la qualité des ESSMS est obligatoire et doit désormais se renouveler tous les 5 ans. Elle est effectuée par un organisme extérieur accrédité par le COFRAC et habilité par la HAS. Elle se réalise à partir de la plateforme SYNAE, commune à l’ensemble des organismes évaluateurs.
L’évaluation se compose de 3 chapitres :
- • Chapitre 1 : dédié à la personne accueillie et accompagnée.
- • Chapitre 2 : dédié au personnel accompagnant.
- • Chapitre 3 : dédié directement à l’établissement et à sa gouvernance.
Elle comptabilise au total 157 critères dont :
- • 139 critères qualifiés de standards : correspondants aux attendus de l’évaluation,
- • 18 critères qualifiés d’impératifs : correspondants à des exigences spécifiques.
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Formation
Apave accompagne vos collaborateurs pour développer leurs compétences et atteindre ces nouveaux objectifs de qualité grâce à des formations dédiées :
- • Formation-action dans la mise en œuvre de l’auto-évaluation : démarche audit qualité ; savoir-être et posture durant la phase d’évaluation ; construction d’un plan d’action adapté à votre établissement.
- • Formation « Être référent(e) qualité » : compréhension fine des exigences du nouveau référentiel, pour que vous puissiez déterminer les actions les plus efficaces et pertinentes à mettre en œuvre dans votre contexte.
Ces formations sont disponibles au format présentiel dans nos centres de formation Apave ou directement au sein de vos établissements.
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Labélisation
Saviez-vous que l’ensemble de vos démarches mises en œuvre peuvent être valorisées par un label ?
Le Label Etablissement Bien Traitant est destiné aux établissements et services sociaux & médico-sociaux. Il a pour objectif de valoriser les démarches mises en œuvre par l’établissement en faveur de ses usagers:
- Mise en place d’une politique de prévention et de lutte contre la « maltraitance ».
- Valorisation et développement d’une culture de la bientraitance au sein de leurs établissements.
Le Label Etablissement Bien Traitant, porté par Apave Certification, a une durée de validité de 5 ans. Il comporte un audit de surveillance intermédiaire à effectuer après 2,5 ans.
Retrouvez notre page dédiée au Label Etablissement Bien Traitant!
L'accompagnement Apave
Foire aux Questions
Nous répondons à toutes vos questions ! Consultez notre FAQ
ESSMS, votre dispositif d’évaluation évolue : les réponses à toutes vos questions dans notre FAQ !
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1. Dans quel contexte s'inscrit l'évolution de ce dispositif ?
L’évaluation s’inscrit désormais dans le cadre d’une obligation d’amélioration continue de la qualité des prestations des ESSMS. (Article L 312-8 du CASF).
Portée par la Haute Autorité de Santé (HAS), l’évaluation a évolué en termes d’exigences, de méthodologie, de périodicité et de modalités d’évaluation.
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2. Quels sont les établissements ou services concernés ?
Les établissements concernés sont tous les ESSMS décrits dans l’article L312-1 du CASF (Code de l'action sociale et des familles) :
● Etablissements et services pour personnes âgées ;
● Etablissements et services pour personnes handicapées (adultes & enfants) ;
● Etablissements et services de l’inclusion sociale ;
● Établissements et services de la protection de l’enfance.
Le Manuel d’évaluation de la qualité (mars 2022) dresse la liste exhaustive des établissements et services sociaux et médico-sociaux précisant la correspondance entre les catégories FINESS des ESSMS et les champs d’application du référentiel (page 173).
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3. Quelles sont mes nouvelles obligations en termes d’évaluation ?
Chaque ESSMS a obligation de faire procéder à une évaluation périodique, à renouveler tous les 5 ans. (Décret n°2021-1476 du 12 novembre 2021 et Décret n° 2022-695 du 26 avril 2022 modifiant le décret n° 2021-1476 du 12 novembre 2021 relatif au rythme des évaluations.).
L’autoévaluation (anciennement intitulée évaluation interne) n’est désormais plus obligatoire, mais reste fortement conseillée.
Ces deux démarches s’appuient sur le même référentiel (HAS - mars 2022) et le même outil : la plateforme SYNAE.
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4. Quand dois-je réaliser l’évaluation externe de mon établissement ou service ?
Pour les ESSMS autorisés en 2008 et 2009 : l’évaluation pourra être programmée en fin d’année 2022, avec obligation de remise du rapport entre le 1er janvier 2023 et le 30 juin 2023.
Pour les autres ESSMS : elle devra être réalisée entre le 1er juillet 2023 et le 31 décembre 2027, avec obligation de remise du rapport entre le 1er juillet 2023 et le 31 décembre 2027.
Exception pour les services à domicile (SSIAD, SPASAD et SAAD) dont la date de remise du rapport a été repoussée au 1er juillet 2025.
A date, l’ATC (Autorité de Tarification et de Contrôle) à déjà communiqué auprès des établissements ou services leur arrêté de programmation, permettant ainsi aux organismes gestionnaires de se rapprocher d’un organisme évaluateur (inscrit sur la liste HAS) pour la planification de la visite d’évaluation.
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5. A quelle fréquence dois-je réaliser cette évaluation externe ?
L’évaluation externe doit désormais être réalisée tous les 5 ans (décret n° 2021-1476 du 12 novembre 2021 / Décret n° 2022-695 du 26 avril 2022).
Les résultats des évaluations successives conditionnent le renouvellement de l’autorisation.
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6. Quel organisme est en capacité de réaliser mon évaluation ?
Les évaluations doivent être réalisées par un organisme accrédité par le COFRAC (Décret n° 2022-742 du 28 avril 2022 relatif à l'accréditation des organismes pouvant procéder à l'évaluation de la qualité des ESSMS) selon la norme 17020 et être en conformité avec le cahier des charges élaboré par la HAS (Cahier Des Charges Applicable Aux Organismes Chargés De L’évaluation Des ESSMS – Mai 2022).
Au démarrage du nouveau dispositif, ces évaluations pourront être réalisées par les organismes ayant reçu une notification de recevabilité opérationnelle suite à leur demande d'accréditation par le COFRAC (durant 18 mois à compter de la date de notification de recevabilité opérationnelle).
Apave est inscrit sur la liste de la HAS.
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7. Quels sont les éléments clés de ce nouveau référentiel d’évaluation ?
Le référentiel comporte un ensemble de critères pour chaque partie prenante :
● Chapitre 1 : dédié aux personnes accueillies ou accompagnées
● Chapitre 2 : dédié aux professionnels
● Chapitre 3 : dédié à l’établissement et l’organisme gestionnaire
On retrouve au total 157 critères d’évaluation : 139 critères standards et 18 critères impératifs.
A chaque chapitre correspond une méthodologie d’évaluation, nouvelle pour le secteur médico-social : l’accompagné traceur, le traceur ciblé ou l’audit système.
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8. Que se passe-t-il à la suite de la visite d'évaluation ?
Un rapport d’évaluation est généré. Il présente :
● les constats rédigés par les intervenants ;
● un niveau de cotations (pour chaque objectif et critère du référentiel) ;
● un niveau global par chapitre, par représentations graphiques.
Un zoom est réalisé en cas de critère impératif défaillant : un formulaire spécifique est rédigé par le responsable de mission.
Ce rapport est envoyé à l’ATC selon des modalités qu'elle aura définies et la HAS via SYNAE. Il est également prévu qu’il soit rendu public, selon des modalités définies dans un prochain décret.
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9. A partir de quel outil les évaluations sont-elles réalisées ?
L’évaluation et l'autoévaluation sont réalisées à partir de la plateforme SYNAE, mise à la disposition des ESSMS et de l’ensemble des organismes évaluateurs. Cette plateforme génère automatiquement des grilles d’évaluation adaptées à votre catégorie d’ESSMS, selon votre numéro de FINESS.
La HAS a mis à disposition sur son site, le référentiel HAS en format Excel, pour vous permettre l’évaluation hors-connexion.
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10. Comment notre ESSMS peut-il être prêt pour l’évaluation et obtenir un résultat satisfaisant ?
Afin de se préparer au mieux à l’évaluation, il est fortement recommandé par la HAS de réaliser une autoévaluation.
Elle se réalise à partir de la plateforme SYNAE et est basée sur les mêmes critères que l’évaluation externe, afin d’être au plus proche des attendus.
Cette autoévaluation a un triple objectif pour votre établissement :
● Parler le même langage évaluatif que l’intervenant ;
● Mettre en place des actions d’amélioration en cas de critères défaillants avant la visite de l’évaluateur ;
● Garantir un résultat d’évaluation externe conforme à ce qu’est l’ESSMS.
Pour mieux appréhender l'autoévaluation, Apave vous propose une formation-action dédiée à votre autoévaluation, qui vous permettra de comprendre les exigences du référentiel et de la réaliser en séance.
A noter que toute évaluation interne menée selon l’ancien dispositif n’est désormais plus valable ni exploitable.
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11. Puis-je déjà enregistrer mon établissement ou service sur SYNAE ?
L’outil est désormais disponible, vous pouvez d’ores-et-déjà mettre en place votre plan d'action :
● Enregistrer votre établissement sur la plateforme SYNAE.
● Désigner un ou plusieurs référents.
● Engager votre auto évaluation.
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12. A réception de l’arrêté de programmation de l’évaluation de mon ESSMS, sous quel délai dois-je planifier la visite d’évaluation ?
Quelle que soit la date programmée, mais plus spécifiquement pour les ESSMS autorisés en 2008 et 2009, ayant obligation de transmettre un rapport d’évaluation avant le 30 juin 2023, il est fortement conseillé de sélectionner l’organisme évaluateur et de planifier l’évaluation au plus vite, pour avoir choix de la date, en cas de forte demande sur la période choisie.
La procédure d’évaluation prévoit, en effet, une période de 2 mois après la visite d’évaluation, au cours de laquelle l’organisme et l’ESSMS évalué pourront échanger pour la mise au point du rapport.
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13. Est-il prévu de rencontrer de nombreux usagers de notre ESSMS, dans le cadre de la méthode de l’accompagné traceur ?
La méthodologie décrite par la HAS prévoit d’adapter le nombre d’usagers rencontrés aux différents types de profil accueillis ou accompagnés par l’ESSMS (un minimum de 3 accompagnés traceurs est requis pour les ESSMS de petite taille).
Cette règle est applicable pour l’auto-évaluation et pour l’évaluation par l’organisme extérieur.
ESSMS : pourquoi choisir Apave pour vous accompagner dans votre démarche d’amélioration continue ?
Acteur majeur de la maîtrise des risques depuis plus de 150 ans, Apave se positionne aux côtés des Etablissement de Santé et Médico-Sociaux pour atteindre leurs objectifs de conformité, de sécurité et d’amélioration de la qualité.*
*L’ensemble de ces prestations sont réalisées selon les règles de déontologie en vigueur
Notre approche pluridisciplinaire nous permet de vous proposer un accompagnement global, de la conformité à la maîtrise des risques jusqu’à l’amélioration de la performance, grâce à nos 5 métiers historiques :
- Inspection
- Conseil & Accompagnement Technique
- Formation
- Essais & Mesures
- Certification & Labélisation.
Notre groupe bénéficie d’un maillage territorial fort pour être au plus proche de vous, avec 12 650 collaborateurs présents dans l’ensemble du territoire national, répartis dans 130 agences et 170 centres de formation.
Notre pôle dédié au secteur de la santé et du médico-social est à votre écoute pour vous accompagner au quotidien et répondre à vos besoins de mise en conformité, de maîtrise des risques et d’amélioration de la qualité.
Ils font confiance au Groupe Apave pour l'évaluation de leurs ESSMS
Pour aller plus loin
- Téléchargez notre fiche produit - ESSMS : vérifier votre conformité aux nouvelles exigences & améliorer la qualité de vos prestations
- Consultez notre actualité - Réforme de l’évaluation externe des Etablissements et Services Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS) : ce qui change en 2022 !
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- Consultez notre infographie - Evaluation externe des ESSMS : ce qui change
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