La FAQ dédiée au Passeport de prévention
FAQ Passeport de prévention : nos réponses à vos questions
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Doit on intégrer les formations permis poids lourds dans le passeport de prévention ?
Oui, si elles sont liées à la sécurité au travail et à la prévention des risques professionnels. -
Une formation HACCP réalisée en interne par le responsable QHSE devra-t-elle être mise au passeport de prévention ?
Oui, les formations internes en santé et sécurité doivent être intégrées par l'employeur si elles sont structurées (objectifs, évaluation). -
Le passeport de prévention est-il téléchargeable sous format excel ?
Non, il est consultable en ligne et téléchargeable par le titulaire sous forme d'une attestation sécurisée (PDF), mais des exports de données pour les employeurs sont prévus via des API. -
Faudra-t-il toujours faire les attestations d'habilitations employeurs ?
Oui, le passeport ne remplace pas l'acte juridique de l'employeur qui délivre l'habilitation (ex: électrique) ou l'autorisation de conduite. -
Qui doit remplir les informations concernant le service RH ou le responsable sécurité ?
La loi ne l'impose pas ; c'est une organisation interne à l'entreprise. La RH gère souvent le portail EDEF, mais le responsable sécurité valide souvent le contenu technique. -
Dans le cadre d'un audit Qualiopi, les dossiers passeport prévention peuvent-ils être contrôlés ?
Oui, pour les organismes de formation, cela peut servir de preuve de la transmission des résultats et de la réalisation de la formation. -
Est-ce que les catégories (1,2,3,4) ont une importance quelconque ?
Oui, elles permettent de classer les formations selon leur nature (certifiantes, réglementaires, internes, etc.) pour assurer la traçabilité juridique. -
Les accueils sécurité organisés pour les nouveaux embauchés (nouveaux agents, intérimaires, stagiaires) doivent-ils être enregistrés dans le Passeport de Prévention ?
Oui, si cet accueil constitue une véritable action de formation avec une évaluation des acquis. -
Le passeport de prévention doit-il être présenté en Comité technique ?
Oui le CSE pour le privé, ou les instances représentatives du personnel dans la fonction publique doivent être informées. -
L'envoi des NIR sera rétroactif ?
Oui, l'obligation de déclaration concerne toutes les formations effectuées après le 1er septembre 2025. -
Quelle est la responsabilité de l'employeur si un organisme ne déclare pas une formation ?
L'employeur doit relancer l'organisme de formation (OF) car il reste responsable de s'assurer que les formations obligatoires de ses salariés sont tracées. -
En phase de recrutement aura t’on accès aux informations du passeport d'un candidat ?
Non, l'employeur ne peut pas consulter le passeport d'un candidat sans son accord exprès ; le candidat peut toutefois fournir une extraction PDF. -
Sous quel délai l'organisme doit déclarer la formation ?
Le délai est fixé à 3 mois après la fin du trimestre de la formation pour alimenter le passeport. Ce qui fait donc un délai de 6 mois maximum. -
Est-ce que les formations sécurité dispensées en interne avec évaluations doivent être déclarées dans le passeport prévention ?
Oui, c'est l'une des obligations majeures de l'employeur concernant les formations internes. -
Qui doit/peut ouvrir le passeport individuel : travailleur, employeur ou / et organisme ?
Seul le travailleur (titulaire) consulte son passeport personnel via son espace “Mon compte formation”. L'employeur et l'OF n'alimentent que leurs espaces de déclaration respectifs. -
Pourra-t-on déclarer des formations en tant qu'employeur ?
Oui, c'est prévu via l'Espace des Employeurs et des Financeurs (EDEF). -
Les autorisations de conduite, habilitation employeur électrique (document délivré par l'employeur et visé par le salarié) devront-elles être dans le passeport de prévention ou rester en interne ?
Elles restent des documents internes, mais la formation qui a permis leur délivrance doit, elle, être inscrite dans le passeport. -
Est-ce que si l'on utilise déjà une plateforme QSE qui génère un passeport sécurité, nous serons obligés de faire cette démarche ?
Oui, car le Passeport de Prévention officiel est le seul registre légal centralisé par l'État. -
Est-ce que les organismes de contrôle (AFNOR) ou inspection (ex : ANSM) pourront accéder au Passeport de Prévention pour s'assurer de la formation des collaborateurs ?
Ils ne pourront pas y accéder directement mais pourront exiger que les salariés leur présentent leur passeport lors d'un contrôle. -
Comment devons-nous tracer les autorisations de conduite de chariots interne ?
En déclarant la formation interne préalable dans le passeport et en conservant le titre d'autorisation signé en interne. -
Si l'entreprise réalise des formations en interne et spécifique à cette dernière, qu'elle considère faire partie de la sécurité mais ne sont pas connues des OF doit on les déclarer ?
Oui, c'est justement l'intérêt du volet "Employeur" du passeport. -
Est-ce que les travailleurs des ESAT sont concernés par le passeport prévention ?
Oui, le dispositif vise à couvrir tous les travailleurs, y compris ceux en situation de handicap en ESAT. -
Sur quel texte vous vous basez pour la notion de sanction liée à la déclaration du Passeport de Prévention ?
Le Code du travail (L4141-5) et les principes généraux de responsabilité de l'employeur en matière de sécurité (obligation de résultat). -
Quel délai a l'OF pour déposer les informations dans le passeport ?
Le délai réglementaire envisagé est de 3 mois maximum après la fin du trimestre de la formation. -
Si un salarié réalise 2 formations à plus de 6 mois d'écart, l'employeur devra t'il communiquer à 2 reprises ou le NIR reste collecté ?
L'employeur doit le communiquer à chaque fois à l'OF si l'OF ne le conserve pas. -
Si une personne ayant réalisé une formation qui apparaît dans le passeport de prévention ne souhaite plus la recycler. Devons-nous faire quelque chose ?
Non, la formation initiale restera inscrite mais son état de validité expirera simplement. -
Pouvez-vous donner un exemple pour l'entreprise des différentes étapes ?
Exemple : Formation SST externe :
1. Formation effectuée.
2. L'OF collecte le NIR.
3. L'OF déclare la réussite.
4. L'employeur valide sur son espace. 5. Le salarié consulte son passeport.
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Est ce que le CSE doit avoir accès au passeport des employés et donc potentiellement au NIR ?
Non, le CSE n'a pas accès aux passeports individuels ni aux NIR ; il est seulement consulté sur la gestion globale du dispositif. -
Est-ce une obligation de faire une note pour l'utilisation du NIR ?
Oui, au titre du RGPD, l'information des personnes sur la finalité de la collecte de leur NIR est obligatoire. -
Si l'on informe les salariés par une note que l'on utilisera les données à caractères RGPD fournies pour le passeport prévention, doit-on demander l'autorisation tout de même écrite ?
Non, la base légale permettant de collecter la donnée personnelle est l’obligation réglementaire imposée par le code du travail, le consentement n’est donc pas requis -
Ou trouver la liste exhaustive des formations concernées et présentées dans les 4 catégories ?
Elle est publiée et mise à jour sur le portail officiel du Passeport de Prévention (Caisse des Dépôts). -
Quelle sanction pour l'employeur en cas de manquement ?
Risque de condamnation pour faute inexcusable en cas d'accident si la formation ne peut être prouvée, et possibles amendes administratives. -
Lors de contrôles de l'inspection du travail c'est donc le passeport qui sera contrôlé ?
Oui, il deviendra le document de référence pour prouver le respect des obligations de formation à la sécurité. -
Avez-vous dû faire une déclaration à la CNIL ?
Depuis 2018 et le RGPD, nous ne sommes plus dans une logique déclarative, il n’est donc pas nécessaire de faire une déclaration à la CNIL. Il faut désormais intégrer ce nouveau traitement de données dans un registre de traitement qui pourra être consulté/audité par la CNIL en cas de contrôle. Nous avons donc mis à jour notre registre de traitement des données. Cela doit également être fait par les employeurs. -
Dans les conventions de formations on nous demande déjà le NIR... faut-il quand même l'envoyer par mail ?
Non, si l'OF l'a déjà via la convention ou le bulletin d'inscription, c'est suffisant. -
Dans l'hypothèse ou le collaborateur ne veut pas transmettre son NIR, prévenez vous également l'entreprise ?
Oui, l'OF doit informer l'employeur qu'il n'a pas pu remplir son obligation de déclaration à cause de ce refus. -
Pouvez-vous nous communiquer l'adresse DPO d'Apave ?
L'adresse générique pour les questions de données personnelles est dpo@apave.com -
Comment les salariés consultent leur passeport prévention ?
Via le site ou l'application "Mon Compte Formation", rubrique "Mon Passeport". -
A quelle fréquence l'employeur déclare les formations internes ?
Idéalement, après chaque session de formation pour que le passeport soit toujours à jour. -
Les formations reçues à l'étranger peuvent-elles être reprises ?
Oui, mais elles devront être saisies manuellement par l'employeur car les OF étrangers ne sont pas connectés au système français. -
Une société intervient pour la prévention des TMS mais n'est pas OF, qui doit insérer ?
C'est l'employeur qui devra déclarer cette action en tant que formation interne ou intervention externe spécifique. -
Est-ce que les fonctionnaires entrent également dans ce dispositif ?
Oui, le passeport de prévention est universel pour tous les actifs. -
Le PDP est il obligatoire pour toute entreprise et toute taille d'entreprise ?
Oui, sans exception. -
Que se passe-t-il si l'employeur ne valide pas en temps et en heure ?
Le passeport du salarié sera validé automatiquement 3 mois après la déclaration de l’OF. -
Est-ce que les données pseudonymisées sont une obligation ?
Non la pseudonymisation des données n’est pas une obligation en tant que telle. Cependant, nous avons une obligation de sécurité et de confidentialité des données, qui suppose que les informations doivent être accessibles aux seules personnes ayant un intérêt professionnel à y accéder. Pour répondre à cette obligation nous avons choisi en interne de pseudonymiser les NIR. -
Où sont situés les serveurs stockant les données ?
Notre Iaas opéré par CloudTemple est localisé sur ces deux Datacenters :
- Equinix PA6 10 Rue Waldeck Rochet 520, 93300 Aubervilliers
- Telehouse 3 1 Rue Pablo Picasso, 78114 Magny-les-Hameaux
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Y a-t-il un risque de saisie en doublon ? (employeur et organisme)
Le risque est limité par le système. En principe, chaque acteur saisit ce qui relève de sa responsabilité :
- L'organisme de formation saisit les formations externes qu'il dispense.
- L'employeur saisit les formations internes. Le portail est conçu pour réconcilier les données via le NIR (Numéro de Sécurité Sociale) du salarié.
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Faut-il diffuser les listes de NIR à tous les organismes de formation ?
Les organismes de formation ont besoin du NIR pour injecter les données dans le passeport du salarié de manière fiable. Cette transmission est encadrée par le RGPD. Vous ne devez transmettre le NIR qu'à l'organisme concerné par la formation spécifique du salarié, pas de manière globale. -
L'employeur aura-t-il accès aux formations enregistrées par les organismes ?
Oui, mais uniquement pour les formations qu'il a lui-même financées ou commandées. L'employeur ne peut pas voir les formations suivies par le salarié chez un précédent employeur ou via son CPF personnel, sauf si le salarié décide de lui en partager l'accès. -
Faut-il demander l'autorisation au collaborateur pour transmettre ces données ?
Non. Le traitement de ces données est une obligation légale imposée par le Code du travail (Loi du 2 août 2021). L'employeur n'a donc pas besoin du consentement du salarié pour transmettre les informations de formation, mais il doit l'informer de l'existence du traitement et de ses droits (RGPD).
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