Nous avons commencé ce processus dans le cadre d'un besoin de mise en conformité au RGPD. Pour une petite commune comme la nôtre (environ 750 habitants), la démarche peut sembler lourde, complexe et coûteuse à mettre en œuvre. C'est pourquoi, nous avons décidé de travailler avec 3 autres communes de proximité afin de mutualiser cet accompagnement.

Cette démarche s’inscrit dans une volonté de rassurer les usagers de la commune quant à l’utilisation de leurs données et d'être conforme à la réglementation en vigueur. Parallèlement, nous voulions organiser et trier nos archives, afin de de gagner du temps et de l’espace.

Notre besoin était donc d'être conforme au RGPD tout en étant accompagné par un DPO externe, avec une solution adaptée à la taille de nos communes respectives.

Une fois clairement déterminé, se posait la question de comment mettre en oeuvre cette démarche et auprès de quel organisme. Nous travaillions déjà avec une autre organisation sur projet numérique, nous en avons donc profité pour demander un accompagnement en RGPD. Malheureusement, leur proposition ne correspondait pas à nos attentes…

Je me suis donc tourné vers la CNIL qui m'a partagé différents noms d'organisations en capacité de nous accompagner. C'est ainsi que j'ai pu contacter le groupe Apave et votre agence de proximité, qui a été très réactive !

Dès les premiers échanges, votre groupe a su identifier et comprendre notre besoin, avec une proposition d'accompagnement personnalisée à l'échelle de nos différentes communes et selon notre enveloppe budgétaire. Cette proposition était composée des éléments suivants :

• Un état des lieux de nos données avec le pack de conformité RGPD ;

• Un contrat de DPO externe avec un suivi mensuel pour l’année.

Votre réactivité face à notre demande et votre flexibilité au regard de nos différents agendas ont su nous conforter dans notre volonté de poursuivre cette démarche à vos côtés.

Nos équipes sont désormais sensibilisées et nous avons acquis de nouveaux réflexes. Pour chaque collecte de nouvelles données, nous nous posons désormais les bonnes questions quant à leur utilisation et nous avons une attention particulière sur leur archivage et leur date limite de conservation. Cette démarche rassure nos usagers au quotidien : nous ne sommes jamais à l'abri d'une perte ou d'un vol de données, mais aussi d'une diffusion inappropriée de notre part...

De plus, je craignais d'obtenir uniquement des informations directives et descendantes sur les différentes obligations et pratiques à appliquer, comparables à un audit de processus par exemple. J'ai été agréablement surpris par la teneur des échanges et l'accompagnement proposé par votre groupe :c'est un véritable apprentissage et une montée en compétences de nos équipes sur la gestion des données d'une manière générale.

Enfin, nous avons également passé en revue l'ensemble des processus existants avec d'autres municipalités, afin d'identifier tous ensemble quelles sont les meilleures pratiques à retenir - et quelles sont les mauvaises qui sont finalement à exclure.

Ce projet et cette approche nous ont permis de rencontrer différentes personnes et de tirer parti des bonnes expériences de chacun, un élément essentiel de progrès pour nos collectivités !

Un spécialiste Apave se fera un plaisir de vous apporter des réponses adaptées à votre situation et à vos équipements au

0805 62 5000

ou par mail :