[Parole Client] Faciliter la gestion du plan de formation du Groupe BMW

Le développement des compétences est au cœur du métier de notre service. Notre objectif est de nous positionner comme conseillers auprès de nos clients internes, particulièrement les managers. Nous tenons compte de leurs problématiques pour les transformer en véritable projet de développement RH, afin d’accompagner la conduite du changement de manière générale. Nous accompagnons les opérationnels sur des réflexions stratégiques, des changements de métiers et identifions le plan de formation le plus pertinent pour répondre à ces besoins spécifiques.

En termes de formation et développement des compétences, les quatre sociétés du groupe BMW affichent une politique volontariste allant au-delà du 1% obligatoire au titre de la formation professionnelle. Les besoins et possibilités de formations sont donc nombreuses au sein du groupe.

La gestion du plan de formation (au sein de BMW France) était auparavant réalisée à travers un tableur Excel. Imaginez une immense base qui recense l’ensemble des besoins de formation exprimés des individus et managers, à arbitrer à travers un outil qui n’est pas adapté à cette tâche. Excel avait ses limites et par ailleurs il y avait cette réflexion que nous souhaitions mener :

Comment soulager nos équipes formation de tâches administratives et chronophages, à faible valeur ajoutée ?

Nous nous sommes tournés vers ADP, notre fournisseur de système d'information des ressources humaines (SIRH), pour nous aider à trouver un prestataire adapté à nos besoins. Étant déjà client des services de RHEXIS, ADP nous a recommandé leur solution.

Dès nos premiers échanges, deux avantages majeurs ont été identifiés :

• La parfaite expertise des équipes de RHEXIS dans le domaine de la formation.
• Leur maîtrise de l'outil ADP Décidium, notre système de gestion de la formation.

RHEXIS a rapidement saisi les grands défis auxquels notre équipe était confrontée et leur proposition s'est alignée directement sur nos besoins initiaux.

Avec l’offre “GERER”, nous avons confié à RHEXIS les tâches suivantes :

• La récupération des dossiers ouverts et engagés depuis le recueil des besoins en formation.
• La saisie des dossiers de formation dans notre outil ADP Décidium.

En prenant en charge ces différentes missions, RHEXIS nous a permis de nous libérer de tâches manuelles très chronophages, nous permettant ainsi de nous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Dès la première année de mise en service, nous avions la conviction que cela ne représentait qu'une première étape avant d'opter pour un service de gestion de la formation beaucoup plus complet.

La mise en œuvre de cette offre spécifique nous a permis d'adopter une approche graduelle, afin de vérifier si ce premier service répondait à nos attentes, avant d'aller plus loin avec le prestataire.

Il existe 4 filiales au sein du groupe BMW : BMW France, BMW Finance, Alphabet France et BMW Distribution. 2020 a été l’année d’une réorganisation générale du groupe et les fonctions supports pour 3 de ces filiales ont été réunies (BMW France, BMW Finance et Alphabet France).

Nous avions désormais une seule Direction des Ressources Humaines pour le groupe et nous avons souhaité mutualiser notre offre de service, afin de rayonner pour le compte des différentes sociétés. 

Cette réorganisation était une véritable opportunité de remettre à plat un cahier des charges, plus complet et plus important, via une consultation en appel d’offres. Nous avions un réel besoin de renfort et de ressources externes sur la gestion complète du plan de formation en termes d’organisation, de gestion et de paiement des organismes de formation.  

Le processus de commande puis de règlement des factures (Purchase to Pay) était également l’un de nos plus gros irritants. Les processus de demande d’achats sont toujours très longs. Tous les maillons de la chaîne sont intégrés : du demandeur d’achat jusqu’à la comptabilité avec le paiement des factures. Processus à multiplier par autant de demandes de formation qu’il y a dans le plan de formation. Nous avons donc intégré cette activité au cahier des charges de l’Appel d’Offres.

Dans le cadre de cet appel d’offres, nous avons consulté 4 prestataires, dont RHEXIS. 

Le point fort de ce dernier était bien entendu l’expérience commune que nous avions. Nous avons développé ensemble une relation de confiance et RHEXIS connaît parfaitement notre vocabulaire, notre activité ainsi que nos équipes.

L’utilisation de l’outil gestion RHEBUS proposé par RHEXIS a également été un atout dans la proposition. Nous avions fait le choix de changer d’outil pour la gestion de la formation et RHEBUS semblait être plus en adéquation avec nos attentes : 

• Chaque collaborateur possède son propre accès dans l’outil afin de consulter ses informations de manière dynamique.
• Les managers ont des vues en temps réel qui leur permettent de suivre l’avancement des formations ainsi que la gestion des demandes. 

Enfin, le prix proposé par RHEXIS, plus intéressant que les autres propositions reçues, est également entré en jeu. 

Avec cet appel d’offres, les missions confiées à RHEXIS sont désormais enrichis pour une gestion plus complète du plan de formation : 

• La gestion de l’ensemble des tâches administratives et la production de reporting, avec l’offre “Gérer”.
• La planification et l’organisation de l’ensemble des sessions de formation, la gestion de la logistique, les annulations et les reports, avec l’offre “Organiser”
• Le paiement de l’ensemble de nos factures de formation pour notre compte, avec l’offre “Payer”. 

L’élargissement de cette gamme de service nous permet aujourd’hui de nous recentrer sur notre activité et notre cœur de métier, basée sur le développement des compétences de nos collaborateurs. 

Avec la mise en place du “full service” depuis mars 2023, nous sommes désormais dans une relation partenariale de proximité quasi quotidienne entre nos équipes formation et RHEXIS. Ce dernier tient désormais un rôle clé dans la mise en application du plan de formation validé annuellement. Nous avons notamment créé une adresse email générique ainsi qu’une ligne téléphonique pour que les individus aient ce réflexe de s’adresser directement au prestataire, afin de gagner en efficacité. 

Avec l’outil RHEBUS, nous avons facilement accès aux différents reportings. De nouvelles fonctionnalités arrivent sans cesse et c’est appréciable. L’outil évolue en fonction du marché mais également des besoins que nous sommes amenés à remonter. Nous sommes particulièrement satisfaits de cet outil. 

Finalement, les équipes de RHEXIS qui travaillent avec nous font quasiment partie intégrante de nos équipes formation et agissent au même titre : au service des managers et des collaborateurs.

Après toutes ces années, nous sommes dans une véritable relation partenariale de proximité et qui fonctionne.